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Checkliste für Träger Software für die Jugendhilfe: worauf Träger achten sollten.
Eine Jugendhilfe-Software begleitet einen Träger über Jahre: jede Akte, jede Schicht, jede Rechnung. Bei der Auswahl werden meist Funktionslisten verglichen, und die sehen bei vielen Anbietern ähnlich aus. Entscheidend ist, ob die Software den Alltag Ihrer Wohngruppen und Dienste abbildet. Diese Checkliste sammelt zwölf Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können, auch uns.
„Welche Software passt zu unserem Träger?“
Die, mit der Ihre Fachkräfte im Dienst schneller sind als ohne sie. Alles andere folgt daraus.
Zwölf Fragen an jede Software für die Jugendhilfe.
Von der Dokumentation über Kinderschutz und Abrechnung bis zu Datenschutz und Preis. Unter jeder Frage steht, wie Leona sie beantwortet.
Bildet die Software Ihre Hilfeformen ab?
Eine Wohngruppe nach § 34 SGB VIII arbeitet in Schichten, eine Erziehungsbeistandschaft nach § 30 in Fachleistungsstunden, und die Eingliederungshilfe nach § 35a hat eigene Bescheide. Eine Software, die nur eines davon kennt, zwingt die anderen in Umwege.
So macht es Leona: Die Oberfläche richtet sich nach der Betreuungsart: stationär, ambulant, § 35a, ein Haus oder viele. Lösungen je Arbeitsfeld
Ist die Dokumentation für den Dienst gebaut?
Dokumentiert wird im Nachtdienst, zwischen zwei Gesprächen und am Handy im Flur, nicht am Schreibtisch. Entscheidend ist, wie schnell ein Eintrag steht und ob die nächste Schicht ihn findet.
So macht es Leona: Schichtprotokoll mit einer Zeile je Kind und Quittierung durch die nächste Schicht; ein Eintrag im Tagesprotokoll gilt für alle Beteiligten. Schichtprotokoll ansehen
Unterstützt sie den Kinderschutz nach § 8a?
Bei einer Kindeswohlgefährdung zählt, dass nichts vergessen wird und jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Freitextfelder allein leisten das nicht.
So macht es Leona: Krisenprotokoll mit Pflichtangaben, das Datum der Meldung ans Jugendamt als Pflichtfeld, Eskalation an die Leitung, Gegenzeichnung und ein lückenloser Verlauf. Kinderschutz und Krisen
Lebt der Hilfeplan im Alltag?
Der Hilfeplan nach § 36 SGB VIII soll die tägliche Arbeit leiten, nicht nur vor dem Hilfeplangespräch aus dem Ordner kommen.
So macht es Leona: Ziele je Lebensbereich, Fortschritte mit Trend, Erinnerung vor dem Gespräch und ein Protokoll, das am Tablet entsteht. Hilfeplanung ansehen
Entsteht die Rechnung ohne Abtippen?
Zwischen Kostenübernahme, Leistungsnachweis und Rechnung wird in vielen Einrichtungen von Hand übertragen. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Öffentliche Auftraggeber erwarten zunehmend E-Rechnungen.
So macht es Leona: Bescheid lesen lassen, Fristen mit Erinnerung, Rechnungsvorschlag aus Tagessätzen, Pauschalen und Leistungen, Versand als XRechnung, DATEV-Export. Abrechnung ansehen
Gehören Dienstplan und Personal dazu?
Liegen Dienstplan, Zeiterfassung und Personalakte in eigenen Programmen, fehlt die Verbindung: Wer hat Dienst, wer war da, wessen Führungszeugnis läuft ab?
So macht es Leona: Dienstplan mit automatischer Planung, Stempeluhr und Stundenkonto, Personalakte mit Erinnerung für das Führungszeugnis nach § 72a SGB VIII. Dienstplanung ansehen
Wo liegen die Daten, und wer kann darauf zugreifen?
Sozialdaten von Kindern und Familien sind besonders geschützt. Fragen Sie nach Serverstandort, Unterauftragnehmern, dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und danach, ob ein US-Anbieter beteiligt ist.
So macht es Leona: DSGVO-konform gebaut: Akten und Dokumente liegen auf Servern in Deutschland. Für Akten und KI nutzt Leona keinen US-Anbieter, damit kein Zugriff nach dem US CLOUD Act. Jeder Träger hat eine eigene Datenbank. Datenschutzerklärung lesen
Was passiert mit KI, und geht es auch ohne?
Viele Anbieter werben mit KI. Wichtig ist, welches Modell dahintersteht, wohin Texte gehen und ob die Software auch ohne KI vollständig ist.
So macht es Leona: Die KI ist ein Sprachmodell, das wir selbst betreiben, auf einem Server nur für Leona in der EU. Bevor ein Text zur KI geht, entfernt Leona Namen, Adressen und Telefonnummern, und nichts geht zum Training an KI-Konzerne oder andere Dritte. Im Tarif Light ist keine KI dabei. Frag Leona ansehen
Sieht jede Person nur, was sie sehen darf?
In einem Träger mit mehreren Häusern soll der Nachtdienst der einen Wohngruppe nicht die Akten der anderen lesen. Rechte müssen je Rolle und je Haus greifen.
So macht es Leona: Rollen und Häuser bestimmen, was jede Person sieht; Leitung und Verwaltung wechseln zwischen einzelnen Häusern und „Alle Einrichtungen“. Träger mit mehreren Häusern
Funktioniert sie dort, wo der Dienst ist?
Im Flur, beim Abendessen, im Auto: Eine Software, die nur am Bürorechner gut bedienbar ist, wird im Dienst umgangen.
So macht es Leona: Eine eigene iPhone-App für Anwesenheit, Medikation und Aufgaben, dazu die Anwendung im Browser. An- und Abwesenheit ansehen
Ist der Preis nachvollziehbar?
Abgerechnet wird je Nutzer, je Platz, je Klient:in oder als Lizenz mit Wartung. Rechnen Sie mit Ihren Zahlen, auch mit Nachtdiensten, Aushilfen und Praktikant:innen, die einen Zugang brauchen.
So macht es Leona: Light 9,50 €, Premium 16,50 € je aktiver Klient:in im Monat, netto. Mitarbeitende sind unbegrenzt. Preise ansehen
Können Sie vorher mit Ihren Abläufen testen?
Eine Vorführung zeigt, was eine Software kann. Ein Test zeigt, ob sie zu Ihrem Alltag passt. Fragen Sie nach einem Testzugang und danach, wie Einführung und Support geregelt sind.
So macht es Leona: Testzugang auf Anfrage, persönlich für Ihren Träger eingerichtet, ohne Zahlungsdaten. Support je Tarif per E-Mail, in Premium auch per Chat und Telefon; Enterprise mit einer Schulung je Einrichtung. Testzugang anfragen
Jugendhilfe-Software im Test: worauf Sie achten sollten.
Einen echten Tag nachspielen
Nehmen Sie einen Tag aus Ihrem Alltag: Frühdienst, Arzttermin, ein Vorfall am Abend, die Übergabe an die Nacht. Spielen Sie ihn in der Software nach, nicht die Vorführung.
Die Fachkräfte testen lassen
Wer nachts allein im Dienst ist, merkt am schnellsten, ob eine Software hilft. Lassen Sie Fachkräfte aus Tag- und Nachtdienst testen, nicht nur Leitung und Verwaltung.
Die Suche stoppen
Wie lange dauert es, die Telefonnummer des Vormunds oder die Frist einer Kostenzusage zu finden? Der Test für Ihren Träger hat fünf solcher Fragen.
Den Ausstieg prüfen
Fragen Sie, wie Ihre Daten bei Vertragsende wieder herauskommen, und lesen Sie die Geschäftsbedingungen vor dem Vertrag. Unsere stehen offen in den AGB.
Den Aufwand ehrlich rechnen
Zählen Sie die Minuten, die heute für Suchen, Abtippen und Zusammenrechnen draufgehen. Die Rechnung mit Schätzwerten hilft beim Ansatz.
Häufige Fragen zur Auswahl einer Jugendhilfe-Software
Was kostet eine Software für die Jugendhilfe?
Das hängt vom Preismodell ab: je Nutzer, je Platz, je Klient:in oder als Lizenz mit Wartungsvertrag. Vergleichen Sie mit Ihren eigenen Zahlen und fragen Sie nach Kosten für Einrichtung, Schulung und weitere Häuser. Leona kostet 9,50 € (Light) oder 16,50 € (Premium) je aktiver Klient:in im Monat, netto; Mitarbeitende sind unbegrenzt.
Muss eine Jugendhilfe-Software DSGVO-konform sein?
Ja. Ein Träger verarbeitet Sozialdaten und oft Gesundheitsdaten von Kindern und Familien, und der Anbieter der Software verarbeitet sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Fragen Sie nach Serverstandort, Unterauftragnehmern und dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei Leona gilt: DSGVO-konform gebaut: Akten und Dokumente liegen auf Servern in Deutschland. Für Akten und KI nutzt Leona keinen US-Anbieter, damit kein Zugriff nach dem US CLOUD Act.
Brauchen wir eine Software mit KI?
Nicht zwingend. KI hilft beim Finden, Zusammenfassen und Anlegen, aber Akte, Protokolle, Hilfeplan und Abrechnung müssen auch ohne sie funktionieren. Bei Leona ist Light ganz ohne KI; in Premium legen Sie fest, welche Rollen die KI verwenden dürfen.
Wie testen wir Leona?
Über das Formular Testzugang anfragen. Wir melden uns persönlich und richten den Zugang für Ihren Träger ein. Wer erst sprechen möchte, bucht einen Termin: 30 Minuten, Vorführung oder Beratung.