Start / Einführung und Datensicherheit
Einführung und Datensicherheit So starten Sie mit Leona. So schützen wir Ihre Daten.
Eine neue Software einzuführen kostet Zeit, und Zeit ist in der Jugendhilfe knapp. Deshalb richten wir Leona mit Ihnen ein, statt Ihnen ein leeres Konto zu geben. Und weil Sie uns Akten von Kindern und Familien anvertrauen, steht hier offen, wie wir sie schützen, und auch, was es nicht gibt.
- Sie fragen anper Formular oder im Gespräch.
- Wir richten einIhren Träger, Ihre Häuser, Ihre Module.
- Sie startenmit dem Einrichtungs-Assistenten und Ihrem Team.
Der Weg zu Ihrem Zugang.
Kein Formular mit Kreditkarte, kein leeres Konto. Wir richten Leona so ein, dass Ihre Fachkräfte und Quereinsteiger am ersten Tag wissen, wo was steht.
- Anfrage oder TerminÜber das Formular Testzugang anfragen oder in einem Gespräch von 30 Minuten. Wir melden uns persönlich.
- Ihr Träger, Ihre HäuserWir klären, welche Einrichtungen, Betreuungsarten und Module Sie brauchen: stationär, ambulant oder beides, mit oder ohne Abrechnung.
- Persönlicher RegistrierungslinkSie bekommen einen Link, der nur für Sie gilt und nach einer vereinbarten Frist abläuft. Ein Konto zum Selbstanlegen gibt es nicht.
- Einrichtungs-AssistentNach der Registrierung führt Leona Sie Schritt für Schritt: Einrichtung, Zimmer (nur stationär), Team und Schichten. Zum Schluss entsteht ein erster Dienstplan. Zwischenstände bleiben gespeichert.
- Team einladenMitarbeitende laden Sie per E-Mail ein, der Link gilt sieben Tage. Kolleginnen ohne eigene Adresse legen Sie ohne Anmeldung an. Mitarbeitende sind in allen Tarifen unbegrenzt.
- BegleitungSupport per E-Mail in Light, zusätzlich per Chat und Telefon in Premium. In Enterprise gibt es eine Schulung je Einrichtung.
Was hineingeht, was herauskommt.
Hinein: Dokumente und Scans bis 200 MB, am Rechner oder mit dem Handy. Die Texterkennung macht gescannte Briefe durchsuchbar, und Bescheide liest Leona selbst und füllt den Vertrag vor. Einen automatischen Import aus einem anderen Programm gibt es nicht.
PDF auf Ihrem Briefpapier
Akte mit wählbaren Teilen, Stammblatt, Tages- und Schichtprotokoll, Hilfeplan, Krisenprotokoll, Leistungsnachweis, Dienstplan, Rechnung und Mahnung.
E-Rechnung
XRechnung für Behörden und ZUGFeRD als lesbares PDF.
DATEV
Buchungen als DATEV-Buchungsstapel (CSV) für Ihre Steuerberatung.
Tabellen
Leistungseinträge, Taschengeld und Statistik als CSV, die Stunden des Teams als Lohn-Export.
Kalender-Abo
Dienste und Termine als Kalender-Abo (iCal) für das Diensthandy.
Bei Vertragsende
Vor dem Ende exportieren Sie Ihre Daten, danach werden sie nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung gelöscht (AGB § 10).
Wie wir Ihre Daten schützen.
Sozialdaten von Kindern und Familien sind besonders geschützt. Das sind die Maßnahmen, die Leona heute hat. Jede davon zeigen wir Ihnen gern im Gespräch.
- Eigene Datenbank je Träger. Mit eigenem Datenbankzugang. Ihre Akten liegen nie mit denen anderer Träger zusammen.
- Server in Deutschland. Akten, Dokumente und Datenbanken liegen bei Hetzner in einem Rechenzentrum in Deutschland.
- Verschlüsselt übertragen und gespeichert. Jede Verbindung läuft über HTTPS. Datenbanken und Ablage liegen auf verschlüsselten Datenträgern, Dokumente sind zusätzlich je Träger mit eigenem Schlüssel verschlüsselt.
- Rollen und Rechte je Haus. Leitung, Verwaltung, Fachkraft und eigene Rollen je Einrichtung. Wer in einer Wohngruppe arbeitet, sieht die Akten dieser Wohngruppe, nicht die der anderen.
- Zwei-Faktor-Anmeldung. Mit einem Code aus einer Authenticator-App und Wiederherstellungscodes. Sie können sie für Ihren Träger oder einzelne Rollen zur Pflicht machen.
- Passwörter, die wir nicht sehen. Neue Konten melden sich mit einem Verfahren an, bei dem unser Server das Passwort nie zu sehen bekommt.
- Automatische Abmeldung. Nach 30 Minuten ohne Aktivität, spätestens nach 12 Stunden.
- Änderungen nachvollziehbar. Bei Krisenprotokollen und § 8a, Tages- und Schichtprotokollen, Anwesenheit und Verlaufseinträgen hält Leona fest, wer wann was geändert hat.
- Tägliche Sicherung. Jeden Tag eine verschlüsselte Sicherung der Datenbanken.
- Assistent ohne Namen. Der digitale Assistent (KI) ist ein Sprachmodell, das wir selbst betreiben, auf einem Server nur für Leona in der EU. Bevor ein Text an ihn geht, entfernt Leona Namen, Adressen und Telefonnummern, und nichts geht zum Training an Konzerne oder andere Dritte. Im Tarif Light ist er nicht dabei.
Wir schließen mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Alle Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, stehen in der Datenschutzerklärung.
Was wir offen sagen.
Vertrauen entsteht nicht durch große Worte. Deshalb steht hier auch, was Leona nicht macht.
Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Leona muss Ihre Einträge lesen können, um zu suchen, zu erinnern und abzurechnen. Geschützt sind sie durch Rechte, eigene Datenbanken und Verschlüsselung der Datenträger und der Ablage.
Kein automatischer Import
Aus anderen Programmen übernimmt Leona keine Daten von selbst. Dokumente laden Sie hoch, Stammdaten legen Sie bei der Aufnahme an.
Betriebsüberwachung
Technische Server-Protokolle gehen zur Überwachung an einen Server in Amsterdam, dessen Anbieter zu einem US-Konzern gehört. Die Datenschutzerklärung nennt alle Dienstleister.
Keine Siegel
Wir werben nicht mit Prüfzeichen. Jede Aussage auf dieser Seite zeigen wir Ihnen gern am Produkt.
Der rechtliche Rahmen, zum Nachlesen.
Für Träger der Kinder- und Jugendhilfe gelten neben der DSGVO die Regeln zum Sozialdatenschutz. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
- § 35 SGB I: Sozialgeheimnis
- §§ 61 bis 68 SGB VIII: Schutz von Sozialdaten in der Kinder- und Jugendhilfe
- § 65 SGB VIII: Besonderer Vertrauensschutz in der persönlichen und erzieherischen Hilfe
- § 67 SGB X: Begriffsbestimmungen, auch Sozialdaten
- § 80 SGB X: Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag
- DSGVO, insbesondere Art. 28 (Auftragsverarbeitung) und Art. 32 (Sicherheit der Verarbeitung), auf EUR-Lex
Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de, die DSGVO im Amtsblatt der EU. Stand: September 2026.
Häufige Fragen zu Einführung und Datensicherheit
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von der Zahl Ihrer Häuser ab. Der Einrichtungs-Assistent führt durch Einrichtung, Zimmer, Team und Schichten, und Zwischenstände bleiben gespeichert. Sie können mit einem Haus anfangen und weitere dazunehmen, wenn Sie so weit sind.
Können wir Daten aus unserem bisherigen Programm übernehmen?
Einen automatischen Import aus einem anderen Programm gibt es nicht. Dokumente und Scans laden Sie hoch, Bescheide liest Leona selbst, und Stammdaten legen Sie bei der Aufnahme an. Wie Sie am besten umsteigen, besprechen wir mit Ihnen im Gespräch.
Wo liegen unsere Daten?
Akten, Dokumente und Datenbanken liegen bei Hetzner in einem Rechenzentrum in Deutschland. Jeder Träger hat eine eigene Datenbank. Alle Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung.
Bekommen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja. Wir schließen mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für Sozialdaten gilt zusätzlich § 80 SGB X.
Kommen wir an unsere Daten, wenn wir kündigen?
Ja. Vor Vertragsende können Sie Ihre Daten exportieren, danach werden sie nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung gelöscht. So steht es in unseren AGB (§ 10). Akten, Protokolle, Nachweise und Rechnungen können Sie laufend als PDF herunterladen.
Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht?
Das entscheiden Sie. Jede Person kann sie einschalten, und Sie können sie für Ihren ganzen Träger oder für einzelne Rollen zur Pflicht machen.